Le contexte

Depuis quelques années, la généralisation des outils informatiques et la multiplication des outils de partage et de stockage contribuent à une explosion de la production de fichiers bureautiques.

Le problème

Face à ces volumes dont l'ampleur est difficile à matérialiser, les organisations ne réalisent pas l'accumulation et l'engorgement, sur les serveurs, de fichiers très anciens voire obsolètes pour lesquels elles ne savent de toutes façons pas réaliser de tri.

Les conséquences peuvent être de différents ordres pour les agents des administrations:

• des espaces serveur surchargés qui coûtent inutilement en terme de stockage (coût financier et écologique),
• une grande difficulté à retrouver des documents perdus dans une organisation difficile à comprendre et souvent redondante
• un risque juridique à ne pas retrouver l'information pour les besoins de l'administration ou des citoyens
• une conservation de données qui devraient être détruites depuis longtemps.

Notre cible

Les professionnel·le·s de l'information (dont environ 5000 archivistes exerçant dans le secteur public) ont pour mission de traiter cette production exponentielle. Sans outil adapté, ils/elles étaient dans l'incapacité d'appréhender et donc de traiter ces volumes d'information pourtant potentiellement stratégique. Leur intervention consiste à évaluer la pertinence de l'information et ainsi trier, améliorer des arborescences de fichiers mais également accompagner les agents dans la réorganisation ou encore la recherche de leurs documents.

Notre solution

Nous avons conçu un outil de visualisation permettant de comprendre puis d'enrichir des arborescences de fichiers, de réaliser des audits, des réorganisations, d'identifier des doublons et de pouvoir exporter son travail dans des formats modifiables et interopérables.

Avec Archifiltre, il est désormais possible d'auditer puis d'identifier les tris à réaliser sur un serveur, de réaliser un plan de classement efficace et également de préparer les paquets de documents à conserver en archivage au format adéquat.

Notre stratégie

Notre stratégie, depuis les débuts, est de développer un outil libre, gratuit, au maximum intuitif afin de rendre son utilisation possible par tou·te·s, y compris les professionnel·le·s de l'information. Des versions sont proposées régulièrement au téléchargement (environ tous les 2 à 3 mois), testées avec les utilisateur·trice·s et augmentées de fonctionnalités au fur et à mesure.

Par ailleurs, la priorisation a toujours été réalisée à partir des demandes d'utilisateur·trice·s issu·e·s de contextes très variés qui permettent de vérifier, en permanence, que les fonctionnalités développées sont adaptées au plus grand nombre (tant dans les administrations de l'Etat que dans les collectivités, chez des opérateurs nationaux ou locaux, comme dans des entreprises ou des associations) grâce aux nombreux retours utilisateurs reçus lors des openlabs et sessions d'échanges (présentations, webinaires, communication réalisée lors des sorties de versions) ou encore via le questionnaire mis en place pour recueillir les attentes.