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Archifiltre

Vos arborescences de fichiers bureautiques comme vous ne les avez jamais vues

Nos origines

Dans toutes les organisations, la dette de documents numériques produits et non triés augmente de manière exponentielle et incontrôlée. L’absence de représentation visuelle de ces masses de documents amène tout producteur de fichiers bureautiques à continuer à stocker, sans parfois en maîtriser le contenu, des strates et des strates de fichiers. Cette accumulation souvent anarchique s’accentue avec l’utilisation de serveurs de fichiers partagés dont la capacité de stockage augmente au fur et à mesure que les coûts de stockage diminuent. Les archivistes des ministères sociaux étant confrontés à cette production de documents de manière particulièrement accrue depuis quelques années, elle.il.s ont voulu se doter d’un outil pour leur permettre de relever le défi du tri et de la description de ces arborescences de fichiers. C’est dans le cadre de cette réflexion qu’ArchiFiltre a démarré en 2018 grâce au soutien d’Etalab dans le cadre de la 2ème promotion du programme EIG (Entrepreneur.e.s d’intérêt général) pour 10 mois de développement (Voir https://entrepreneur-interet-general.etalab.gouv.fr/defis/2018/archifiltre.html pour davantage d’informations). Depuis le mois de mars 2019, ArchiFiltre a rejoint l’incubateur des ministères sociaux et est devenue une startup d'État pour poursuivre les travaux entamés.

Nos objectifs

L’objectif d’ArchiFiltre est de proposer à tout utilisateur de fichiers bureautiques un outil de visualisation d’arborescences complètes afin de pouvoir les appréhender rapidement en vue de les décrire, les organiser, les trier et aussi les enrichir en apportant de la contextualisation et de la qualification aux documents. Pour les utilisateurs de profil archiviste, l’outil permet de réaliser à la fin du traitement un paquet au format SEDA (standard d’échange de données pour l’archivage), format d’entrée des documents et leurs métadonnées dans un système d’archivage électronique. Pour les utilisateurs de profil producteur de documents, l’outil est une aide à la compréhension à un niveau macro d’arborescences complètes de fichiers pour pouvoir mieux les comprendre, les maîtriser et donc les gérer. Notre objectif est simple… Sauver le monde de l’information bureautique!

Nos réalisations

L’outil déjà développé est un outil libre et ouvert, disponible sur https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr/. La v10 est la dernière version aboutie de l’outil qui s’exécute en local. La v8 fonctionne, elle, sur navigateur Internet (Chrome de préférence). Ces deux versions continueront à exister et à être enrichies de nouvelles fonctionnalités en parallèle car elles répondent à la diversité des utilisateurs en terme d’équipements informatiques.

Nos utilisateurs

ArchiFiltre est un produit imaginé pour correspondre aux besoins des ministères sociaux mais aussi à ceux d’un réseau large et dynamique d’archivistes présents tant dans le secteur public que privé. Les développements réalisés en 2018 ont associé de nombreux utilisateurs, archivistes principalement, issus de ministères, établissements publics, collectivités territoriales ou entreprises. La priorisation des développements est donc basée sur ce réseau d’utilisateurs coordonné par le bureau des archives des ministères sociaux mais nous souhaitons également associer davantage d’autres profils et d’autres archivistes, l’appréhension d’arborescences de fichiers concernant tout producteur de documents bureautiques.

Nos prochains développements

L’outil sur lequel nous travaillons dans le cadre de la startup devra approfondir les fonctionnalités proposées dans les 1ères versions mises en ligne: améliorer les performances pour permettre des analyses de volumes de fichiers plus importants (au-delà de 250 Go), proposer d’autres types de visualisation (à plat ou en pondérant l’importance des fichiers différemment), améliorer la visualisation existante (pour les éléments de petit volume par exemple), prendre en compte les demandes d’amélioration de l’UX/UI, élargir les fonctionnalités actuellement disponibles dans l’outil (comme le taggage, le lien avec des référentiels et l’ajout de certaines métadonnées). L’objectif est maintenant de proposer de nouvelles versions régulières de cet outil pendant l’année 2019 en continuant de prendre en compte les besoins exprimés par les utilisateurs et en améliorant également l’animation du réseau des utilisateurs. Cette démarche doit également tenir compte de l’intégration du produit ArchiFiltre dans un écosystème en cours de construction autour de l’archivage électronique des données publiques.

Nous contacter: archifiltre@sg.social.gouv.fr

Les liens utiles du projet :
Personnes qui ont contribué au projet :
Chloe Moser
Anne Lambert
Eric Heijligers
Benjamin Morali
Hélène

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